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Office2007のデータを古いオフィスで扱う

最近、ちらほらと、エクセルのデータを新形式でやりとりする機会がでてきました。

まだまだ従来形式のxlsファイルでの運用が多いですが、256列×65536行を越えるデータを扱えるとともに、従来よりも複雑な条件付き書式を設定可能になるなど、新ファイルフォーマットには一定の利点があるため、次第に新フォーマットへ移行していくのではないでしょうか。

ただし、エクセルの標準ファイルフォーマットは、バージョン2007よりファイル形式(及び拡張子)が一新されてしまったため、古いバージョンのエクセルでは、そのファイルを扱うことが出来ません。

以下のアドインをインストールすることで、最新版ではないオフィス製品群(office2000・2002・2003・XP)で、word2007で作成されたdocx、excel2007で作成したxlsx、powerpoint2007で作成したpptxなど、2007形式のファイルを扱えるようになります。

Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=ja

Microsoft Office Word 2007、Excel 2007、および PowerPoint 2007 の新しいファイル形式の文書、ブック、およびプレゼンテーションを開いたり、編集、保存を行うことができます。

エクセルで任意の数値に丸める

その道の人しか使わないマニアックな情報ですが、一般に、河川の計画高水流量は小数点以下などの細かい値を表示しません。その丸め方については、適宜判断する必要があります。

○流量及び対象単位
  100m3/s未満 →   5m3/s丸め
  500m3/s未満 →  10m3/s丸め
 1000m3/s未満 →  50m3/s丸め
 1000m3/s以上 → 100m3/s丸め

上記ルールによると、単純な四捨五入ではなく任意の値で切り上げる必要があり、いちいち目で見て手計算を行うのは面倒なので、自動計算したいところです。

そこで、Excelを使って任意の丸め方で切り上げる方法としてceiling関数を紹介します。
なぜか、google等で検索しても、切り上げRoundup・切り下げRounddown・四捨五入Roundを駆使する面倒な方法ばかりが検索結果に出てくるため、誰かのお役に立つもしれませんので。

=IF(対象値>=1000,ROUNDUP(対象値,-2),IF(対象値>=500,ROUNDDOWN(対象値*2-0.001,-2)/2+50,IF(対象値>=100,ROUNDUP(対象値,-1),ROUNDDOWN(対象値*2,-1)/2+5)))

=IF(対象値>=1000,ceiling(対象値,100),IF(対象値>=500,ceiling(対象値,50),IF(対象値>=100,ceiling(対象値,10),ceiling(対象値,5))))

どちらの式で計算しても結果は同じですが、より式の意味が分かりやすいのはceilingを使った方だと思います。

数値地図を正しい大きさで出力する

【数値地図画像を正確な大きさで出力する】

Photoshop等の画像専用ソフトを使います。ここではPhotoshop5を例に記載しますが、基本はどのソフトを使っても一緒です。

  1. 画像を開く
  2. ツールバーから イメージ>画面解像度と進む
  3. 解像度が254になっているのを確認する(なっていればそれでOK)。
  4. 解像度が72とかになっている場合は、254と入力し、「画像の再サンプル」のチェックを外して、OKボタン。
  5. 普通に印刷。

【数値地図画像を正確な大きさでWordやExcelに貼り付ける】

  1. 先ほどの画面解像度の設定画面で表示される、『幅』と『高さ』の欄の数値をメモしておく。
  2. WordやExcelに画像を配置する。
  3. 画像をダブルクリックして、『サイズ』タブの上の方に『高さ』と『幅』の入力欄があるので、メモしておいた値を入力。

コツとしては、以下の2点があります

  • ページからはみ出すような画像を配置しない(勝手にWordが縮小してしまう場合がある)
  • Wordとかで示される倍率を信用しない(Wordとかには解像度の概念が無いため、適当にサイズを丸められてしまう)

Excelの表を違うExcelファイルに図として貼り付ける

ExcelからExcelへ表を貼り付ける場合、行や列の幅が違うと上手く貼り付けられませんが、一手間加えると上手く貼り付けられます。 

元々の表があるファイルをAとし、Aから持ってきた表を貼り付けたいファイルをBとします。

1.Aファイルの必要な箇所をコピー

2.Bファイルに適当なシェイプを作る(○とか□とか)。

3.Bファイルのシェイプを選択して、貼り付けする。

4.Aファイルでコピーした範囲が、図として貼り付けられます。

5.貼り付けた【図】を適当な大きさに調整して完成。
  途中で使ったシェイプ(○とか□とか)は、用が済んだら削除して構いません。

Excelのグラフで、データラベルを1行に収めたい

Excelのグラフは、データラベルの文字数が多い時に勝手に改行されてしまいます。

少々面倒ですが、1行に収めることも一応可能です。

データラベルは、グラフの「グラフエリア」に応じてサイズが設定されるため、「グラフエリア」を大きくすれば良い。

  1. グラフを作成 必要個所にデータラベルを表示
  2. グラフ余白上でダブルクリック
    フォントタブ 自動サイズ調整のチェックを外す
  3. パターンタブ 輪郭 なし
  4. グラフエリアの幅をデータラベルが1行表示になる範囲まで広げる
    (グラフのプロットエリア自体も拡大されます)
  5. プロットエリアを選択して 元の大きさになるように幅を狭める
  6. 凡例やタイトルを適当な位置に調整
  7. 輪郭が必要ならオートシェイプの四角で代替にする

excelやwordのファイルから画像を取り出す

オリジナルの画像を保存していなくて、 ExcelやWordなどの文書に埋め込まれている画像しか残っていない事がありませんか。

オリジナルの画像が無くても、それら文書からオリジナルの画像を抽出することができます。

メニューから、
ファイル>webページとして保存
とすすみ、ファイルを保存します。

保存場所にhtmlファイルとフォルダが出来ているはずですので、その新しくできたフォルダ内にjpeg画像等が保存されます。

なお、ここで作成される画像ファイルは、元々wordやexcelに貼り付けたときの解像度と同じで、画像は全く劣化しません。一太郎などでも同様の手順で画像を抽出することができます。